Datenschutzhinweise nach Art. 13, 14 EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Diese Datenschutzhinweise richten sich an alle Nutzer, die an dieser virtuellen Veranstaltung (EXPO-X Next) der rooom AG teilnehmen.

In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Ihrer Teilnahme an der benannten virtuellen Veranstaltung. Es wird beschrieben, wie die personenbezogenen Daten verarbeitet werden. „Personenbezogene Daten“ in diesem Dokument bezeichnet Daten im Sinne der Definition des Art. 4 Nr. 1 DSGVO. Für besondere Fälle der Datenverarbeitung gibt es ggf. separate Datenschutzhinweise.

Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne des Art.4 Abs. 7 EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die:

rooom AG
vertreten durch den alleinvertretungsberechtigten Vorstand
Hans Elstner
Löbstedter Str. 47a
07749 Jena
Telefon: +49 3641 5549440
Fax: +49 3641 5549450
mail: [email protected]

Datenschutzbeauftragter

Der Datenschutzbeauftragte gemäß Art. 37 DSGVO ist:

Landgraf Datenschutz GmbH
Markt 22
07743 Jena
[email protected]

Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Wir verarbeiten die Daten der Teilnehmer an der benannten virtuellen Veranstaltung, bei denen es sich um (potentielle) Aussteller, (potentielle) Besucher, Medienvertreter, Referenten, Ticketinhaber, Partner oder andere handeln kann. Wir erheben die Daten im Rahmen Ihrer Online Registrierung und Profilerstellung und teilweise automatisiert mittels verschiedener Technologien. 

Zum Zwecke der Teilnahme am Event erhalten Sie Zugang zu einer virtuellen Plattform, über die sich die vorgenannten Teilnehmer sich und ggf. Ihr Unternehmen vorstellen (Profil), die Veranstaltung virtuell besuchen, Präsentationen und Vorträge live oder im Nachgang verfolgen können (Teilnahme) und sich treffen und vernetzen können (Kommunikation und Networking).

Um sich für das Event anzumelden, muss eine Online Registrierung erfolgen. Sollte es für das Event separate Tickets geben, so finden Sie als Ticketinhaber weiterführende Informationen hierzu in den separaten Datenschutzerklärungen im entsprechenden Ticketshop.

Zur Erstellung des virtuellen Profils (Visitenkarte) werden folgende Daten verarbeitet: Anrede, Titel, Name, Position und Name des Unternehmens/Organisation, Kontaktdaten, Status (Aussteller, Besucher, Fachbesucher, Medienvertreter), Foto (optional), berufliche Interessen und Präferenzen (optional), Social Media Accounts wie z.B. Xing und Linked In (optional) und Kalender ID (optional). Zur Erstellung des Aussteller Profils werden folgende Daten verarbeitet: Ausstellername und -kategorie, Adresse, hinterlegte URL, Ausstellerbeschreibung, Businessarea, Produkte und Visitenkarten und Ansprechpartner.

Für die Teilnahme an virtuellen Events, einschließlich Livestreaming, werden folgende Daten verarbeitet: Name, Unternehmen/Organisation, besuchte Räume, Sessions und erfolgte Interaktionen innerhalb der virtuellen Räume sowie Datum, Uhrzeit und Zeitdauer der Teilnahme.

Für die Kommunikation und das Networking werden folgende Daten verarbeitet: Name, Rolle und Name des Unternehmens/Organisation von Gesprächs- bzw. Chatteilnehmern, Inhalt, Zeitstempel und Verlauf des Chats sowie Datum und Uhrzeit von vereinbarten Terminen, Name des Gesprächspartners, Art des Termins, Notizen zu Termineinträgen, Verfügbarkeit und die Kalender ID.

Zur Navigation auf und für die Sicherheit der Plattform und für Analysezwecke und zur statistischen Auswertung zur Optimierung künftiger Onlineauftritte werden bestimmte Daten automatisiert mittels des Einsatzes bestimmter Technologien erhoben. Hierfür werden sog. Cookies (kleine Dateien) auf den Endgeräten der Nutzer abgelegt, im Webbrowser gespeichert und ausgelesen. 

Wir verwenden folgende Cookies auf der virtuellen Plattform:

Name

Eigen/Drittanbieter

Gespeicherte Daten

Zweck

Art des/ der Cookies/ Technologie

Speicher-dauer

XSRF-Token

Eigen

csrf

Sicherheit - Verifizierung der Übertragung

Essentiell/ funktional bzw. technisch notwendig

2h

Expo_x_session

Eigen

Session (Sprach-, Profil- und Rolleneinstellung)

Sicherheit – Einstellungen

Essentiell/ funktional bzw. technisch notwendig

2h

_pk_id.6.4 964

Eigen (Matomo /Piwik – selfhosted)

User ID

Analyse – Besucherstatistik

Performance

1 Jahr

_pk_ses.6.4 964

Eigen (Matomo /Piwik – selfhosted)

Session

Analyse – Besucherstatistik

Performance

1h

 

Sofern Sie die Registrierung für eine andere Person (Dritter) oder deren Daten einstellen (z.B. Visitenkarten Ihrer Beschäftigten als Aussteller) durchführen, stellen Sie sicher, dass Sie zur Angabe der Daten berechtigt sind und die betroffenen Personen durch Sie ausreichend über die Verarbeitung ihrer Daten wie in dieser Datenschutzerklärung informiert wurde.

Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten gemäß Abschnitt 2 zur Durchführung und Ermöglichung Ihrer Teilnahme an der Veranstaltung (Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) (f) DS-GVO). Die vorgenannten essentiellen Cookies dienen der Navigation und Sicherheit der Plattform.

Profil
Die personenbezogenen Daten werden verarbeitet, um ein Profil bzw. eine virtuelle Visitenkarte beim Event zu erstellen, um neue Kontakte zu gewinnen und sich mit anderen Teilnehmern desselben Events zu vernetzen und/oder als Aussteller zusätzlich Produkte und Dienstleistungen präsentieren zu können.

Livestreaming und Teilnahme an virtuellen Events
Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Organisation und Durchführung von virtuellen Events, Livestreams und zum Abruf von On-Demand-Videos.

Kommunikation und Networking
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um es Teilnehmern zu ermöglichen mit anderen Teilnehmern zu chatten und zu kommunizieren, Treffen einzurichten und zu organisieren, Notizen zu machen, an Treffen in virtuellen Räumen teilzunehmen oder Sitzungen über die Plattform zu streamen sowie zur Vereinbarung und Durchführung von Terminen und Videocalls zwischen verschiedenen Gesprächsbeteiligten.

Analyse und Auswertung zur Optimierung
Wir verarbeiten außerdem personenbezogene Daten, einschließlich durch die vorgenannten eingesetzten Technologien, für unser berechtigtes Interesse an der Analyse der Teilnahme am benannten Event und der Nutzung der Plattform und zur statistischen Auswertung zur Optimierung künftiger Onlineauftritte (Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) (f) DS-GVO). Sie können der Verwendung von Cookies, die technisch für die Funktion und Sicherheit unserer Webseite bzw. Plattform nicht erforderlich sind, über das Cookie-Consent-Tool aktiv zustimmen. Rechtsgrundlage für diese einwilligungsbasierten Cookie-basierten Verarbeitungen ist Ihre Einwilligung (Art. 6 (1) (a) DS-GVO).


Betroffenenrechte/Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht

Sie haben gegenüber Auftraggeber folgende Rechte nach dem geltenden Datenschutzrecht hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten.

Recht auf Auskunft: Sie können jederzeit Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten über Sie gespeichert sind. Die Auskunftserteilung durch uns ist für Sie kostenfrei. Das Recht auf Auskunft besteht nicht oder nur eingeschränkt, wenn und soweit durch die Auskunft geheimhaltungsbedürftige Informationen offenbart würden, bspw. Informationen, die einem Berufsgeheimnis unterliegen.

Recht auf Berichtigung: Wenn Ihre personenbezogenen Daten, die bei uns gespeichert sind, unrichtig oder unvollständig sind, haben Sie das Recht, jederzeit die Berichtigung dieser Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, von uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn und soweit die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr benötigt werden oder, wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben. In diesem Fall müssen wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einstellen und diese aus unseren IT-Systemen und Datenbanken entfernen.

Ein Recht auf Löschung besteht nicht, soweit
•           die Daten aufgrund einer gesetzlichen Pflicht nicht gelöscht werden dürfen oder aufgrund einer gesetzlichen Pflicht verarbeitet werden müssen;
•           die Datenverarbeitung erforderlich ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. 

Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten sowie das Recht, dass diese Daten an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden. Dieses Recht besteht nur, wenn
•           Sie uns die Daten auf der Grundlage einer Einwilligung oder aufgrund eines mit Ihnen abgeschlossenen Vertrages zur Verfügung gestellt haben;
•           die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung: Wenn die Verarbeitung Ihrer Daten durch uns auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgt, können Sie jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung durch uns einlegen.


Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Sie haben nach Maßgabe des Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt.

Dauer der Datenspeicherung

Für die Speicherdauer der mittels der in Abschnitt „Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung“ genannten Technologien erhobenen Daten siehe oben unter Abschnitt „Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung“. Teilnehmer können ihre Profildaten jederzeit löschen. Die in Abschnitt „Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung“ genannten personenbezogenen Daten werden spätestens nach Ablauf der festgelegten Frist gelöscht. Die Frist richtet sich nach der geplanten Nutzungsdauer des Events, endet jedoch im Regelfall zum Ende des laufenden Kalenderjahres. Ein individuelles Datum kann auf Kundenwunsch festgelegt werden.

Darüber hinaus werden gespeicherte personenbezogene Daten ggf. früher gelöscht, sobald sie für die Erreichung des jeweiligen Zwecks ihrer Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind. Soweit die Verarbeitung auf der Grundlage einer Einwilligung oder aufgrund eines berechtigten Interesses erfolgt, werden die betreffenden Daten nach Erhalt des Widerrufs der Einwilligung bzw. des Widerspruchs gegen die Verarbeitung nicht mehr für den damit verbundenen Zweck verarbeitet und ggf. gelöscht, es sei denn es liegen gesetzliche Ausnahmetatbestände vor. Ungeachtet dessen werden die personenbezogenen Daten, hinsichtlich derer handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erst nach Ablauf der gesetzlichen Fristen gelöscht.

In Einzelfällen kann sich die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist darüber hinaus verlängern, wenn bspw. die Informationen zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist benötigt werden.